Für die Sitzungen des Collegiums der Tafelrunde gelten folgende Grundsätze:
- Die Teilnehmerzahl ist begrenzt (zwölf bis 15, nur in Ausnahmefällen bis zu 25 Personen und mehr).
- Jede Tafelrunde muß sich selbst finanziell tragen: Mit Ausnahme des Sprechers bzw. Sprecherin überweist jeder Gast
seinen Beitrag vorab an den Organisator (für Menü bzw. Büffet, Gebühren, Umlage für den Ehrengast); Getränke werden
separat vor Ort je nach Verbrauch selbst bezahlt.
- Der Sprecher bzw. die Sprecherin ist Ehrengast des Abends und wird an Stelle eines Honorars von den anderen Gästen zum
Essen und Trinken eingeladen. Er sorgt in der Regel für die Stellung der Räumlichkeiten, erhält ein Andenken und wird bei
künftigen Einladungen berücksichtigt. Der Ehrengast berichtet über sein Spezialgebiet und seine gesellschaftlichen
Engagements, aber auch über eventuelle Probleme und Erfahrungen mit Politik und Wirtschaft. Zudem bietet er
Informationsmaterial zur jeweiligen Stätte bzw. zum Schirmherren an.
- Organisator und Ehrengast verständigen sich auf eine Person bzw. Institution (häufig ein Verein), der die - symbolische -
Schirmherrschaft bzw. Patenschaft für den betreffenden Abend angetragen und über deren Tätigkeit im Verlauf des Gesprächs
kurz berichtet wird. Außer der Stellung von Informationsmaterial erwachsen durch die Übernahme der Schirmherrschaft keine
Verpflichtungen - sie dient der Bekanntmachung der jeweiligen Person bzw. Organisation. Sponsoring oder das Beisteuern eines
Programmteils werden aber sehr gerne angenommen.
- Nach Maßgabe freier Plätze und verfügbarer Ressourcen lädt der Organisator weitere Persönlichkeiten als Ehrengäste ein,
die als ehemalige oder zukünftige Sprecher bzw. Sprecherinnen, Unterstützer oder gesellschaftliche Multiplikatoren zum
erfolgreichen Verlauf eines Abend beitragen.
- Alle Teilnehmer verpflichten sich hinsichtlich der Gespräche und der anderen Gäste zur Diskretion nach außen.